Вакансия: Финансовый/Административный менеджер

English

Страновой офис IWPR в Казахстане ищет с Финансового/Административного менеджера.

Местонахождение: Алматы, Казахстан.

Часы работы: полный рабочий день.

Крайний срок подачи заявок: 31 марта 2024 г.

Об IWPR:

Институт репортажей войны и мира (IWPR) — международная некоммерческая организация со штаб-квартирами в Лондоне и Вашингтоне. IWPR усиливает местные голоса, что способствует изменениям в странах, находящихся в состоянии конфликта, кризиса и переходного периода. Там, где распространяются разжигание ненависти и пропаганда, а журналисты и гражданские активисты подвергаются нападкам, IWPR способствует продвижению достоверной информации и общественных дебатов, которые имеют значение.

О роли:

Финансовый/административный менеджер будет отвечать за финансы, администрацию и кадры IWPR в Казахстане, обеспечивая эффективный учет, контроль и отчетность по всем финансовым расходам и администрированию, связанным с программами IWPR в Казахстане.

Основными обязанностями и функциями этой должности будут:

Финансы

Вести мониторинг финансовой деятельности по проекту для обеспечения ее соответствия бюджету и целям Регионального офиса; возмещение расходов/затрат; оповещение Странового директора IWPR Казахстан и бухгалтера по управленческому учету в Лондоне о любых проблемах, влияющих на ход деятельности.
Обеспечивать, чтобы все платежи в местные органы выполнялись в срок (налоги, социальные отчисления, пенсионный фонд) и представлять соответствующие отчеты в эти органы.
Вести систему учета требований о выплате авансов/покрытии расходов, банковских переводов, сверяя требования в оперативном порядке по окончании каждой командировки. Обеспечить оплату коммунальных платежей и других регулярных платежей.
Подготавливать ежемесячные отчеты о расходах для регионального офиса (FOMER) на утверждение Страновым директором, извещая о проблемах и устраняя их своевременно.
Сотрудничать с командой Программы и Страновым директором для обеспечения предоставления полной и точной информации о проектных расходах.
Обеспечивать надлежащее начисление и списание соответствующих расходов по Проекту.
Предоставлять бухгалтеру по управленческому учету соответствующие данные для финансовых отчетов доноров и содействовать в составлении оперативных отчетов о несоответствиях, запрашиваемых донорами и/или аудиторами в установленные сроки.
Проверять выверки авансового счета и другие расчеты по Проекту, извещая о проблемах и устраняя их своевременно и эффективно.
Разрабатывать квартальные прогнозы расходов, чтобы обеспечить выполнение Проекта в рамках бюджета.
Четко понимать всю политику IWPR, процедуры и системы внутреннего контроля для эффективной реализации назначенных Проектов.
Регулярно извещать Странового директора IWPR Казахстан, бухгалтера по управленческому учету и штат проекта о финансовых вопросах.
Поддерживать и обеспечивать финансовые тренинги для персонала, по мере необходимости.
Подготавливать ежемесячные расходы для анализа управления каждым проектом.
Обеспечивать, чтобы все финансовые отчеты были представлены спонсорам своевременно.
Вести соответствующую административную систему и процедуры, в том числе организацию и инвентаризацию материально-технического обеспечения офиса.
Вести учет персонала и уведомлять руководство о любых возникающих проблемах в качестве поддержки для менеджеров.

Офис менеджмент (администрирование и человеческие ресурсы)

Нести ответственность за приобретение и обслуживание офисного оборудования с разрешения Регионального директора и в рамках бюджета;
Обеспечение безопасной и эффективной работы организации;
Нести ответственность за закупку офисных принадлежностей и канцелярских товаров, ведение соответствующей документации;
Поддерживать соответствующие административные системы и процедуры, включая настройку и поддержание офисного инвентаря;
Вести учет персонала и уведомлять руководство о любых возникающих проблемах в качестве поддержки для менеджеров;
Обеспечивать услуги по приему, в том числе почты и курьеров;
Организовывать командировки и размещение;
Вести учет сотрудников (в электронном и бумажном виде);
Обновлять базы данных кадров (например, новые сотрудники, увольнения, отпуска и больничные);
Подготовка документации по кадровым политикам и процедурам;
Предоставлять инструкции для новых сотрудников, делясь пакетами адаптации и объясняя политику компании.

Мы ожидаем, что для достижения успеха на этой должности вы должны иметь:

Опыт работы

Не менее 4 лет опыта бухгалтерского учета с подтвержденной квалификацией бухгалтерского учета.
Опыт работы в финансовой должности в НПО, предпочтение отдается опыту работы с грантами/контрактами с правительством США/Великобритании и/или Евросоюза.
Опыт управления проектным бюджетом.

Знания/Навыки

Знание финансовых нормативно-правовых актов Казахстана, связанных с НПО и иностранными организациями.
Отличные навыки подготовки финансовых отчетов.
Углубленное знание бухгалтерского ПО 1С, EXCEL и Microsoft Office. Углубленное понимание и опыт работы с требованиями местных властей (местная финансовая документация, налоги, социальные отчисления).
Продвинутое понимание и опыт работы с требованиями местных государственных органов (местная финансовая документация, налоги, социальные отчисления).

Компетенции

Финансовый и ресурсный менеджмент.
Внимание к деталям.
Анализ, принятие решений и решение задач.
Способность управлять собственной рабочей нагрузкой в соответствии со сжатыми сроками.
Работа в команде.

Поведение

Действовать добросовестно и в соответствии с ценностями и обязательствами Института.
Признавать и ценить вклад других.
Брать ответственность за собственные решения и действия.

Личные качества

Приверженность политике равных возможностей.
Способность эффективно работать в команде с людьми разного происхождения и культур и всех социальных уровней непредвзято и гибко.

Особые условия

Готовность работать внеурочно, при необходимости.
Опыт составления отчетов по расходам по грантам и контрактам.

Только для физических лиц. Просьба не звонить. Мы свяжемся только с наиболее подходящими кандидатами для собеседования.

IWPR является работодателем, соблюдающим политику равных возможностей, и принимает заявки от кандидатов с подходящей квалификацией и удовлетворяющих требованиям, независимо от их пола, расы, ограниченных возможностей, возраста, сексуальной ориентации, смены пола, религии или веры, семейного статуса, статуса ветерана, или беременности и наличия детей. IWPR никогда не требует оплаты за прием на работу.

Заинтересованные кандидаты должны заполнить специальную форму заявки по ссылке: https://iwpr.bamboohr.com/careers/403?source=aWQ9MjQ%3D