Страновой офис IWPR в Казахстане ищет сотрудника финансового отдела и офис-менеджера.
Местонахождение: Алматы, Казахстан
Крайний срок подачи заявок: 17 сентября 2023 г.
Информация о IWPR:
Институт репортажей войны и мира (IWPR) – международная некоммерческая организация, основанная в 1991 году, имеет статус благотворительной организации в США, Великобритании и Нидерландах. Мы выражаем мнения людей, находящихся в зоне конфликта, кризиса и перехода, и помогаем им способствовать изменениям и построить более стабильные, справедливые и инклюзивные общества.
Основываясь на трех десятилетиях опыта в ряде стран мира с самыми сложными обстановками, мы оказываем поддержку СМИ, гражданскому обществу, демократии, и проектам, ориентированным на управление, гендер и молодежь более чем в 30 странах мира, способствуя продвижению достоверной информации и ответственных общественных дебатов и устраняя барьеры на пути к свободе слова.
ВКРАТЦЕ:
С октября 2021 года IWPR реализует проект Go Viral. Основной целью проекта является укрепление региональных связей, поддержка экономического развития и укрепление гражданского общества в Центральной Азии путем создания и поддержки глубоких партнерских отношений среди нового поколения инновационных лидеров мнений в Центральной Азии.
Основные обязанности
Финансы
- Отвечать за финансовые вопросы IWPR в Казахстане. Это включает эффективное ведение бухгалтерского учета, и контроль и отчетность по всем финансовым расходам, связанным с программами IWPR в Казахстане.
- Вести мониторинг финансовой деятельности по Проекту для обеспечения ее соответствия бюджету и целям Регионального офиса; возмещение расходов/затрат; оповещение Странового директора IWPR Казахстан и бухгалтера по управленческому учету в Лондоне о любых проблемах, влияющих на ход деятельности.
- Обеспечивать, чтобы все платежи в местные органы выполнялись в срок (налоги, социальные отчисления, пенсионный фонд) и представлять соответствующие отчеты в эти органы.
- Вести систему учета требований о выплате авансов/покрытии расходов, банковских переводов, сверяя требования в оперативном порядке по окончании каждой командировки. Обеспечить оплату коммунальных платежей и других регулярных платежей.
- Подготавливать ежемесячные отчеты о расходах для регионального офиса (FOMER) на утверждение Страновым директором, извещая о проблемах и устраняя их своевременно.
- Сотрудничать с командой Программы и Страновым директором для обеспечения предоставления полной и точной информации о проектных расходах.
- Обеспечивать надлежащее начисление и списание соответствующих расходов по Проекту.
- Предоставлять бухгалтеру по управленческому учету соответствующие данные для финансовых отчетов доноров и содействовать в составлении оперативных отчетов о несоответствиях, запрашиваемых донорами и/или аудиторами в установленные сроки.
- Проверять выверки авансового счета и другие расчеты по Проекту, извещая о проблемах и устраняя их своевременно и эффективно.
- Разрабатывать квартальные прогнозы расходов, чтобы обеспечить выполнение Проекта в рамках бюджета.
- Четко понимать всю политику IWPR, процедуры и системы внутреннего контроля для эффективной реализации назначенных Проектов.
- Регулярно извещать Странового директора IWPR Казахстан, бухгалтера по управленческому учету и штат проекта о финансовых вопросах.
- Поддерживать и обеспечивать финансовые тренинги для персонала, по мере необходимости.
- Подготавливать ежемесячные расходы для анализа управления каждым проектом.
- Обеспечивать, чтобы все финансовые отчеты были представлены спонсорам своевременно.
- Вести соответствующую административную систему и процедуры, в том числе организацию и инвентаризацию материально-технического обеспечения офиса.
Закупка
- Руководить процессом закупок, включая: ведение документации, идентификацию и отбор поставщиков, отслеживание заказов на закупку, контроль качества, распоряжаться бюджетом на закупки и обеспечение этической и устойчивой деятельности.
Кассовые операции
- Обработка финансовых операций – включая получение платежей, распределение средств, и точную регистрацию всех финансовых действий.
- Управление мелкими расходами.
- Предоставление квитанций по всем операциям, обеспечение прозрачности и учета финансовых операций.
Безопасность
- Первое контактное лицо по всем вопросам безопасности отделения в Казахстане и безопасности персонала.
- Работать вместе с ILS (консультанты по безопасности IWPR) и Региональным директором по Центральной Азии, подготавливать дважды в год оценки риска социально-политических условий, в том числе оценка факторов, которые могут потенциально повлиять на охрану и безопасность организации и ее сотрудников.
- Проводить тренинги по вопросам безопасности (примерно 2-3 раза в год) и консультироваться с сотрудниками по вопросам процедур безопасности, протоколов действий в случае чрезвычайной ситуации, и личных мер безопасности.
- Взаимодействовать с местными органами в случае серьезных инцидентов в области безопасности.
- Работать в партнерстве с IT провайдером IWPR, комплаенс-менеджером, и отделом кадров, обеспечить безопасность конфиденциальных данных и информации.
- В случае кризисной ситуации тесно работать с Региональным директором по Центральной Азии и ILS (консультанты по безопасности IWPR), координировать ответные действия IWPR Казахстан.
Делопроизводство
- Покупать канцелярские принадлежности и расходные материалы и вести надлежащий документооборот.
- Отвечать за покупку и эксплуатацию офисного оборудования с разрешения Странового директора и в рамках бюджета, в том числе проводить ремонт, обслуживание и обеспечивать оптимальное функционирование всего оборудования.
- Обеспечивать взаимодействие с предприятиями коммунального обслуживания для решения вопросов электричества, водоснабжения и прочих служб.
- Обеспечить бесперебойное обеспечение услуг интернета и телефонной связи, и других линий связи. Координировать действия с поставщиками услуг и решать проблемы связи после консультации с IT-провайдером IWPR.
- Поддерживать офис в рабочем состоянии и организовывать необходимые ремонтные работы, в том числе работу с арендодателем, по вопросам, связанным с офисным помещением, и обеспечивать охрану труда и технику безопасности в рабочей среде.
- Решать транспортные потребности офиса как для мероприятий, так и для повседневной деятельности, в том числе организацию транспорта, согласование с водителями, и обеспечивать эффективное выполнение транспортных требований персонала.
- Координировать работу офисного водителя, обеспечивать согласование и эффективное выполнение транспортных потребностей, в том числе управление графиком, маршрутами, и решение вопросов, связанных с транспортировкой.
- Курировать отношения с поставщиками, обеспечивать своевременную поставку товаров и услуг, и обсуждать выгодные условия, в случае необходимости.
- Обеспечивать поддержку при планировании и координировании мероприятий для беспрепятственного их проведения.
- Вести учет и документооборот.
- Обеспечивать условия для персонала, решая офисные вопросы и создавая комфортабельную и организованную рабочую среду.
- Организовывать командировки и размещение, и подготавливать подробные путевые листы для сотрудников перед командировками, в том числе подготавливать маршрут, организовывать размещение, и обеспечивать другую необходимую логистику.
- Обеспечивать услуги по приему, в том числе почты и курьеров.
Администрирование кадров
- Создавать и обрабатывать внутренние приказы, обеспечивать эффективное решение эксплуатационных потребностей и соблюдение политики и процедур IWPR.
- Подготавливать контракты для персонала и внешних консультантов в соответствии с местным трудовым законодательством и политикой и процедурами IWPR.
- Вести организованную и конфиденциальную систему учета для персонала и документацию подрядчиков и вести учет извещений для руководства о любых возникших вопросах.
- Обновлять и вести местную базу данных отдела кадров (например, новые сотрудники, увольнения, отпуск и отпуск по болезни).
- Способствовать планированию и координированию мероприятий по тимбилдингу, обеспечивая позитивную рабочую среду и сотрудничество между коллегами.
- Управлять процессом открытия дебетовых карт для персонала, обеспечивая своевременный доступ к финансовым ресурсам и систематизируя административные аспекты данного процесса.
- Составлять и создавать отчеты по рабочей силе о коллективе, в том числе отчеты об утечке кадров, декретным отпускам, отпускам по болезни, профессиональной подготовке, и другая релевантная информация.
- Способствовать процессу адаптации новых сотрудников, предоставляя им необходимую информацию о политике и процедурах компании в рамках организации.
- Действовать в качестве первого контактного лица по всем запросам и проблемам персонала, обращаясь за советом и поддержкой в отдел кадров главного офиса, в случае необходимости.
- В консультации с юристами IWPR, в случае необходимости, давать инструкции Руководству и отделу кадров главного офиса по вопросам трудового законодательства Казахстана и как оно влияет на вопросы, связанные с кадрами.
- Соблюдать конфиденциальность по всем вопросам, связанным с персоналом и консультантами.
Вышеперечисленные обязанности не являются исчерпывающими и могут меняться время от времени, в соответствии с меняющимися потребностями организации. Лицо, занимающее данную должность, должно выполнять и другие обязанности, в зависимости от случая и требования со стороны его/ее руководителя.
Квалификационные требования
Опыт работы
- Не менее 4 лет опыта бухгалтерского учета с подтвержденной квалификацией бухгалтерского учета.
- Опыт работы в финансовой должности в НПО, предпочтение отдается опыту работы с грантами/контрактами с правительством США/Великобритании и/или Евросоюза.
- Опыт управления проектным бюджетом.
Знания/Навыки
- Знание финансовых нормативно-правовых актов Казахстана, связанных с НПО и иностранными организациями.
- Отличные навыки подготовки финансовых отчетов.
- Углубленное знание бухгалтерского ПО 1С, EXCEL и Microsoft Office. Углубленное понимание и опыт работы с требованиями местных властей (местная финансовая документация, налоги, социальные отчисления).
Компетенции
- Финансовый и ресурсный менеджмент.
- Внимание к деталям.
- Анализ, принятие решений и решение задач.
- Способность управлять собственной рабочей нагрузкой в соответствии со сжатыми сроками.
- Работа в команде.
Поведение
- Действовать добросовестно и в соответствии с ценностями и обязательствами Института.
- Признавать и ценить вклад других.
- Брать ответственность за собственные решения и действия.
Личные качества
- Приверженность политике равных возможностей.
- Способность эффективно работать в команде с людьми разного происхождения и культур и всех социальных уровней непредвзято и гибко.
Особые условия
- Готовность работать внеурочно, при необходимости.
- Опыт составления отчетов по расходам по грантам и контрактам.
Только для физических лиц. Просьба не звонить. Мы свяжемся только с наиболее подходящими кандидатами для собеседования.
IWPR является работодателем, соблюдающим политику равных возможностей, и принимает заявки от кандидатов с подходящей квалификацией и удовлетворяющих требованиям, независимо от их пола, расы, ограниченных возможностей, возраста, сексуальной ориентации, смены пола, религии или веры, семейного статуса, статуса ветерана, или беременности и наличия детей. IWPR никогда не требует оплаты за прием на работу.
Заинтересованные кандидаты должны заполнить специальную форму заявки по ссылке: https://iwpr.bamboohr.com/careers/363